Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données ?

• Responsable du traitement : Jalal El-Fedyly
• Adresse : Chaussée de Renaix 115, 7912 Frasnes-lez-Anvaing (Belgique)
• Conception et développement de la plateforme : JAS Digital Works
• Contact pour toute question ou demande : admin@travail-collaboratif.be
• Délégué à la protection des données : aucun délégué n'a été désigné ; adressez-vous au contact ci-dessus.

2. Quelles données sont traitées ?

• Identité et compte : prénom, nom, adresse email, mot de passe (conservé uniquement sous forme d'empreinte chiffrée, jamais en clair), date de dernière connexion.
• Identification administrative : sexe, date de naissance et 4 derniers chiffres du numéro de matricule, qui forment ensemble votre numéro de matricule complet (voir la section 4).
• Rattachement à une école : école, fonction, niveaux enseignés et heures par semaine, disciplines.
• Activité : périodes de travail collaboratif déclarées (date, horaires, durée, nature, description, pièces jointes éventuelles), participants et validations.
• Collègues que vous invitez : nom et, le cas échéant, adresse email, utilisés uniquement pour leur adresser l'invitation.
• Assistance et avis : demandes adressées au support (avec pièce jointe éventuelle) et note de satisfaction si vous en donnez une.
• Sécurité : journal des actions sensibles (création de compte, rattachement, export…), avec leur auteur et leur date.

Seuls des cookies strictement nécessaires sont utilisés : maintien de votre session et mémorisation de l'école active. Aucun cookie publicitaire ni outil de mesure d'audience.

3. Pourquoi et sur quelle base ?

• Fournir le service que vous demandez — créer votre compte, déclarer et valider des périodes, calculer votre suivi annuel, produire les relevés remis à votre direction, envoyer les emails qui en découlent (invitation, demande de validation, information de la direction de l'école lorsqu'un nouveau membre la rejoint). Base : exécution du service demandé (art. 6.1.b RGPD).
• Assurer la sécurité de la plateforme et pouvoir retracer les actions sensibles en cas de litige ou d'abus. Base : intérêt légitime à protéger les comptes et l'intégrité des relevés (art. 6.1.f RGPD).

La case cochée à l'inscription atteste que vous avez reçu cette information. Elle n'est pas un consentement : le traitement repose sur les bases ci-dessus. Vos données ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni employées à d'autres fins que celles décrites ici.

4. Sexe, date de naissance et matricule : pourquoi ces informations ?

Les relevés de travail collaboratif que vous remettez à votre direction vous identifient par votre nom et votre numéro de matricule, l'identifiant qui vous désigne auprès de l'administration de l'enseignement de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Il permet à la direction de rattacher sans ambiguïté le relevé à la bonne personne, même en cas d'homonymie.

Ce numéro de 11 chiffres est construit ainsi :

• 1 chiffre pour le sexe (1 pour un homme, 2 pour une femme) ;
• 6 chiffres pour la date de naissance (année sur 2 chiffres, mois, jour) ;
• 4 chiffres propres à chaque personne, que vous encodez vous-même.

C'est pourquoi nous vous demandons votre sexe et votre date de naissance : la plateforme en déduit les 7 premiers chiffres, et vous n'avez à saisir que les 4 derniers. Cela évite les erreurs de recopie d'un long numéro, qui rendraient vos relevés inexploitables. Le matricule est aussi unique par compte, ce qui empêche l'ouverture de deux comptes pour une même personne.

• Ce qui figure sur les relevés : votre nom, votre prénom et votre numéro de matricule. Votre sexe et votre date de naissance n'y apparaissent pas en tant que tels, mais le matricule, par sa construction même, les contient.
• Un second usage, pour le sexe uniquement : la formule de politesse (« Madame » ou « Monsieur ») employée dans les emails de la plateforme, y compris ceux qui vous mentionnent auprès de collègues ou de la direction de votre école.
• Aucun autre usage : ni statistique par sexe ou par âge, ni profilage, ni transmission à qui que ce soit en dehors des relevés.
• Qui les voit : vous-même, depuis votre profil, et l'équipe d'administration de la plateforme lorsqu'elle doit corriger un compte. La direction de votre école voit votre matricule sur les relevés ; ni elle ni vos collègues ne voient votre sexe ou votre date de naissance en tant que tels.

Ces trois informations sont obligatoires : sans elles, votre matricule ne peut être établi et vos relevés ne pourraient pas être remis à votre direction.

5. Qui a accès à vos données ?

• Les membres de votre école, chacun selon son rôle : vos collègues voient votre nom sur les périodes qui les concernent ; la direction de l'école voit les membres rattachés, leurs périodes et leurs relevés. Les membres des autres écoles n'ont accès à rien.
• L'équipe d'administration de la plateforme, pour l'assistance, la validation des écoles et la correction des comptes.
• Nos prestataires techniques, qui agissent uniquement sur nos instructions :
  • hébergement du serveur et de la base de données : OVHcloud, centre de données de Roubaix (France)
  • envoi des emails : OVHcloud
  • stockage des fichiers (logos, pièces jointes) : OVHcloud

Transfert de données hors de l'Union européenne : aucun. Les données sont hébergées dans les centres de données d'OVHcloud à Roubaix (France).

6. Combien de temps sont-elles conservées ?

• Données du compte : tant que le compte existe, jusqu'à sa suppression.
• Relevés archivés en fin d'année scolaire : les trois dernières années scolaires clôturées ; les archives plus anciennes sont supprimées automatiquement.

Lorsqu'un compte est supprimé et qu'il n'a laissé aucune trace dans le travail d'autrui, il est entièrement effacé. S'il a pris part à des périodes collaboratives, celles-ci sont conservées, car elles font partie des relevés de vos collègues : le compte est alors anonymisé — nom, prénom, adresse email, mot de passe, sexe, date de naissance et matricule sont effacés et remplacés par la mention « Compte supprimé ».

Les archives de fin d'année scolaire (nom, adresse email, matricule et périodes des participants) ne sont pas modifiées par la suppression d'un compte : elles sont conservées pendant la durée indiquée ci-dessus, puis supprimées.

7. Vos droits

Vous pouvez à tout moment demander :

• l'accès à vos données et une copie de celles-ci ;
• la rectification de données inexactes (une partie est modifiable depuis votre profil) ;
• l'effacement de vos données, dans les conditions décrites à la section 6 ;
• la limitation du traitement ;
• la portabilité des données que vous avez fournies ;
• de vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime (section 3), pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Adressez votre demande à admin@travail-collaboratif.be. Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe (art. 12.3 RGPD). Une preuve d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — www.autoriteprotectiondonnees.be.

8. Données obligatoires et décisions automatisées

Les champs demandés à l'inscription sont tous nécessaires au fonctionnement du service : sans eux, le compte ne peut pas être créé. Les informations facultatives (pièces jointes, note de satisfaction…) sont signalées comme telles.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur la seule base d'un traitement automatisé (art. 22 RGPD). Les calculs de suivi annuel sont une aide : la validation des périodes relève des collègues concernés, et l'usage des relevés, de votre direction.

9. Sécurité

Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair, l'accès aux données est cloisonné par école et par rôle, et les actions sensibles sont journalisées.

10. Modifications de cette politique

Toute modification substantielle donne lieu à une nouvelle version datée. La version dont vous avez pris connaissance est enregistrée avec votre compte.